徐州市福建商会档案资料管理制度

第一条 为了规范本会档案资料的管理，保证商会档案资料的原始性、真实性和安全性，便于本会各项工作的正常开展，特制订本制度。

第二条 本管理制度主要包括档案资料（含原闽南商会的资料）的范畴、档案资料的收集和整理、档案资料的管理和使用。

第三条  档案资料的范畴主要包括：

1、会员资料。会员提供的入会申请表、身份证复印件、企业工商营业执照复印件、、个人照片、文字资料、通讯地址和联系方式等。

2、财务资料。商会会计和出纳所记载的一切账簿、原始凭证，所有财务报表、报销凭证、银行往来凭证，所有收支凭证等。

3、会议资料。商会从筹备以来历次会议（筹备组会议、会员大会、理事会议、会长办公会、监事会等）研究讨论的方案、提案、文件草案，以及会议的议程、形成的决议和会议纪要等。

4、文件资料。商会自筹建以来，上报、下发的所有正式文件、函件，以及有关部门特别是主管部门发给商会的文件、函件等。

5、影像资料。商会自筹建以来录制、拍摄的图像、照片等。

6、组织相关活动的资料。如各类座谈会、联谊会、信息交流、外出考察、培训学习、对外联络活动等资料。

第四条 档案资料收集和整理的具体要求是：

1、由商会秘书处安排专人负责收集各类档案资料。

2、商会领导和各机构人员在参加完一项活动或完成一项工作后，应汇总资料，及时交给秘书处。

3、每年12月份，秘书处应将当年的各类资料进行整理装订并归档。

第五条 档案资料管理和使用的具体规定是：

1、由商会秘书处安排专人负责管理各类档案资料。

2、有关人员查询、使用一般档案资料时，应经秘书长同意，并登记在册。重要档案资料的查询和复印，应报分管常务副会长或会长批准。

3、秘书处要加强对档案资料的管理，确保不丢失、不损坏。

第六条 本制度经会长办公会议讨论通过之日起执行。